各部门、各学院：
根据《环球体育》有关规定，结合学校档案工作实际，现就2023年度立卷归档有关事项通知如下：
一、立卷归档范围
各部门、各学院在2023年1月1日至12月31日间形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档；各部门、各学院重大活动档案均应归档。
二、归档原则
归档的文件材料，要遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。要对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；要反映学校人才培养、科学研究、社会服务、教育管理等活动的全过程，保证其原始性、完整性、系统性、准确性。
三、归档要求
（一）实行纸质文件、电子文件“双套制”归档
兼职档案员应熟练运用档案管理系统软件进行归档，做好文件著录、电子文件同步上传（涉密文件除外）工作，以便检索、利用。
（二）文件材料归档要求
归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号要统一。
（三）声像资料归档要求
要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找，同时移交其电子文件。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。
各院系收集2023届普通全日制毕业班合影照片、留学生毕业班合影照片、联合培养硕、博士毕业生合影照片。照片归档要求：各学院根据实际情况创新收集方式，纸介照片背面注明所有对应人员的姓名。
（四）实物档案归档要求
省级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。
（五）电子文档归档要求
根据国家《环球体育（中国）官方网站》GB/T18894-2002。规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
（六）卷内备考表填写规范
案卷卷皮中“卷内备考表”要求填写规范。“本卷情况说明”需填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”是指责任立卷者；“检查人”是指本部门、本学院审核把关的分管领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。若无情况说明，也须将立卷人、检查人、立卷时间等信息填写完整。
四、工作要求
（一）加强组织领导。学校档案是学校发展的历史记录，各部门、各学院负责同志要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成本单位的立卷归档工作。
（二）工作责任到人。各部门、各学院兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作，如更换兼职档案员，请及时告知档案室；分管领导负责督促本部门兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行审核、签字。
（三）严格时间节点。各单位务必于12月30日前完成拟写案卷标题、编写页号、打印卷内文件目录及系统内著录、填写卷内备考表等工作，打印《环球体育》（档案管理网站下载专区），将纸质和电子文档同时向档案室移交。
党委办公室（学校办公室）
2024年12月1日
